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如何轻松管理财务

更新时间:2017年04月17日 来源:网络

去年一个明媚的春日,Rita Alvy-Teeter上班时发现,她在加州Irvine市的设计公司的三分之一的收入都被抽走了。

公司失去了一个重要的大客户,这个损失给公司、公司总裁、总裁合作伙伴立即带来了收入上的重创,Drive Industries Design Group公司本来预计2005年销售额突破80万美元,但是现在几乎难以为继了。购买延期,纸夹都算计着使用,某些七人外包公司也没有合同了。整个2004年夏天公司想尽了各种办法,赢得了大约30个新客户,这才弥补了丢失一个大客户带来的经济损失。Alvy-Teeter自己也不能只做规划了,不得不多花时间亲自做CEO的工作。

好消息:她和董事会成员Tammy Ross-Stern手边有着一套多样的方案。Tammy Ross-Stern是加州Westlake Village的Beckman Kirkland & Whitney的注册会计师(CPA)。Alvy-Teeter经常使用QuickBooks会计软件,她对公司的财务状况有着细致彻底的了解,包括收入、支出、手头的现金、运转中的工作、随意支配费用等等(参见“预订它们吧”)。48岁的Alvy-Teeter说:“要不是对每天的现金流转进行了有力的监测追踪,公司可能都无法生存下来。”

正如谚语所说:大难不死必有后福。今年,原先那30个权宜之计的客户已经被10个订单更大、利润空间更大的客户所取代,这10个客户的多样化比例也比较恰当。

繁荣时期和低迷时期

再优秀的企业也会面对一定的低迷时期。但是,为了安然度过这不可避免的低迷时期、并且在繁荣时期收获更多,越来越多的企业家正使用计算机会计技术管理企业的账簿。

43岁的John Garrett说,要不是靠Peachtree Accounting软件的每日财务报告,简直无法想象Triad Distributing Northwest如何盈利。位于爱荷达州花园城(Garden City)的这家七人建筑产品发行公司,2005年预计销售额220万美元,7000个以上原料持有单位有各自不同的毛利润、销售周期和重新储备日程。很多原料都要联合使用,因此创始人兼副总裁必须仔细安排每个配件的进货,这样才能保证Triad的平均利润率不会降低。

但是现在,其中一个大客户对价格和性能的要求可能危及到Triad可接受的利润率。但是与这个客户的合作又非常重要,Garrett解释说,因为Peachtree显示这家公司的进货速度要远远超出其他公司,因此相对来说,Triad花钱一样多但是却能得到一定收益。

另一个熟悉的挑战:将突增的成本上涨嫁接给顾客——包括不明显的成本。真正伤害到亚特兰大Partners Coffee的并不是预料中的咖啡批发价格的浮动。即使合同规定这家年销售额350万美元的批发商的销售价格不得变动,50岁的创始人兼首席执行官Jim Gilson通过囤积芝加哥谷物交易所(Chicago Board of Trade)的期货,仍然能够将这些影响削弱到最小。但是“售出商品成本”中其他成分的突增就是完全两码事了。

这家15人公司的创始人说:“原油价格涨至55美元一桶时,对公司的塑料封袋包装会形成12%到18%的影响。合同有效期内我根本就没法将这些成本传递下去,只能从公司利润中抽出。”

知道损失多少还算好事,更糟糕的是你根本就不知道损失多少。就在谈判下一个销售合同之前,Gilson刚从Peachtree统计出了近期开支。同样,北卡罗来纳州Highpoint 的Tiger Imports Group 33岁的总裁Frank Toledano决定放弃其100个高端意大利皮革中的一个时,QuickBooks的数据也给了他及时的提醒。皮革最小购买额也超过了10000美元,因此这家每年收入500万美元的皮革进口商根本不能承受运转过慢的线路。

不用簿记

你完全不用将时间浪费在输入借方和贷方使用会计软件上。注册会计师(CPA)建议雇用一名书记员或者兼职簿记服务人员来输入数据。企业家也不用自己变成注册会计师。相比之下,让会计师来管理账簿处理复杂的会计问题会更加划得来。

Info Plus Accounting创始人Diane C. O. Gilson说,要保持对账簿的控制权。她在密歇根州Ann Arbor的这家公司提供所有的传统CPA服务。但是Gilson建议客户使用QuickBooks来处理一些常规例行任务。她的网站(www.infoplusacct.com)也包括很多QuickBooks的附加软件,帮助企业家处理
复杂的业务分析。Gilson解释说:“复杂的会计问题并不是大型企业的专利。”

你充分利用自己的会计和业务数据了吗?要知道,你的账簿是自己专有的,任何竞争对手都无法看到,账簿比其他任何信息都能正确反映企业的现状。清算账目记录往往能看出企业的财务问题,找出降低成本的方法,揭示出可产生利润的地方。

反正这些数据总是会产生的,为什么不将它们变成盈利手段呢?

预订它们吧

下面这些经实践证明效果良好的软件能够给任何企业提供99.9%的会计服务。每一个都有各自不同的优势所在。

QuickBooks界面设计非常容易上手,而且还为小型企业提供专用版本。Intuit网站增添了数据备份、薪水册以及其他在线服务,当然也有会计相关的第三方软件,例如时间规划软件。

Peachtree可与Intuit相互媲美。虽然其在线服务方面有所不及,但是其强项是处理非常复杂的存货、做深入的财务分析并做出分析报告。

NetSuite的强项是电子商务、企业资源管理、以及电子商务者和大型企业预订会计服务相关的服务。

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