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合理分配工作 提高团队效率

更新时间:2017年04月17日 来源:网络
Beth Schneider
借口,借口,我知道他们都在。
如果我自己做,会做的更快。
我担心是否忘了告诉他们哪些事是最重要的。
没有人能比我做的更好。
我不知道该委托别人做什么。
我请不起员工。
我对别人做的事非常挑剔。
如果我不掌握所有的事务,公司就会陷入瘫痪。
上面的这些话是不是听起来很熟悉?我们都知道,你的公司要和你的团队一起成长。诚然作为中小企业主,有时我们不愿意寻求帮助,就像开头说的自己可以做所有的事情。但是,事实却是你不可能一个人做好所有的事,而且也不应该过分分散自己的精力。
让别人帮助我们做一些小事,这对于一些小企业主来说是非常可怕的事情,因为你不知道下一步会发生什么。事实恰恰相反,这不但不会让你恐慌相反会让你更好掌控你的企业。
按照下面的建议,你就可以轻松的管理企业:
1、明确哪些是可以授权的事项,哪些是不能授权的事项。对于那些不在你的专业知识
范围内或是比较容易的事务,就可以授权别人代为处理。
有一个保险代理人发现,她花费了大量的时间来登记她的客户,然而她真正想做的只是定期和她的客户取得联系,而不是将大量的时间浪费在那些不需要她第一时间会见的客户身上。于是她将和客户进行电话联系的工作交给的她的助手来做。现在是她的助手先和客户进行联系,如果发现客户有其他问题或是希望得到更多的消息,她的助手就会将这些客户的名字告诉她,然后由她来和客户进行进一步的联系。现在她只和真正需要她的客户直接联系,但是她所有的客户依然很高兴,因为他们与她的助手定期联系。
你要做的:写下你每日、每周和每月必须做的事,决定哪些是必须由你亲自做的,哪些不是。
2、做一个计划。计划一下哪些事情是需要完成的,以及你希望这个工作该怎样完成。要想有效的完成授权的事务,你就必须清晰地表达你希望这件事是怎么样的。也许真的是没有人比你做的更好,因为没有人可以真正理解你想怎么做。所以,需要明确计划你要做的事及你希望如何完成这件事。
你要做的:想好做事的步骤、最后希望得到的结果和完成的细节。一旦你雇用某人帮你完成这些,你就要把这些机计划和相关资料都给他,以便他更好的完成工作。
3、聘请合适的人员。聘请什么样的人决定于你的工作内容。明确你到底想让雇员做什么,他们还要关心行政方面的事情吗?他们是要从事市场或是销售事务吗?你是需要一个分析员吗?一旦你确定了你需要哪方面的技能,你才能雇用到合适的人选。
你要做的:思考即将开展的事情,确定需要什么技能。在面试的时候,问一些开放性的问题,以便确定谁具备你所需要的专业知识。
4、说明结果和责任。授权最重要的一件事就是确定结果应该是什么样的,当然你的这些期望都应该是合理的、清晰的和可以量化的。比如说,“每周打30个营销电话”就好过“完成电话营销任务”这样的工作。
你要做的:对你要授权的人明确你要达到的目标、数额和结果。
5、时常检查。布置下去就忘了,有人认为讲了规则就是授权,但是员工是人,他们会犯错误,他们的工作会时好时坏。为了避免布置完任务就放任自流现象的发生,应该建立工作检查机制。你可以做定期的检查,比如每周二的下午2点,你就留出15分钟到1个小时的时间去检查工作和解答相关的问题。当然你也可以在工作进程中的某一点去检查他们的工作,比如说你可以说:“你们完成50%的时候我们来开个小会,讨论一下有关反馈。”
检查员工的工作可以让你全面掌握工作的情况,及时改正员工的错误,并且让员工和你一起成长。而且定期检查制度还会让你有更多的自由时间做其他更重要的事情。
你要做的:为你和你的员工制定一个检查时间表,而且坚定地落实它。

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