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干货 | 如何从越来越拥挤的共享办公市场脱颖而出

更新时间:2017年09月12日 来源:网络

随著人类文明进展,现今的网络思考改变着生活样貌,世界的产业型态从单一化走向复合式, 跨界合作与创客潮流的思维催生了“共用办公室”的概念。共享经济时代,办公位可以变成社交开放式工作环境。创业公司无须再对固定商务办公空间进行投资,只需为所用空间付费。共享经济的发展给共享办公带来了机会。

 

那么如何在在越来越拥挤的共享办公市场提升自己的竞争力呢?

 

 

联合办公的客户群,一般是以自由职业者、小型创业团队、灵活办公群体等为主。在以往很多时间,通常自由职业者以及小型创业团队,多喜欢在咖啡厅办公。我们也听过很多故事和传说。很多互联网大佬,在创业初期,都习惯了在咖啡厅这样的环境下办公、探讨议题。随着时代的发展,联合办公的环境会更适宜、更舒适,甚至会有专业的多功能会议会议室使用。

 

联合办公装修的需求点

 

从功能角度上来看,联合办公或共享办公通常会有办公区、休闲区、会议区。办公区有开敞办公区和独立办公区等,开敞办公区更多是以出租工位为主,服务于创业团队或个人。独立办公区,看空间大小,小的独立办公区,可以容纳3人左右的团队,稍大一点的,也可以容纳6-8个人的团队。相对而言,工位可能会面向个人多一点;独立办公区,可能会面向团队多一点。因此,在联合办公装修时,需对以上两点进行探讨,使用合适的软装材料和功能服务。

 

联合办公提供的休闲服务,一般会有咖啡、红茶、绿茶等免费产品提供,运动设施的免费使用。有的联合办公服务商还会提供桌球服务、乒乓球台设施。但一旦使用乒乓球和桌球这样的产品时,最好是要在一个设置了隔音材料的环境里,从而避免影响其他创业者。

 

联合办公的会议室使用的频率会较高,因此它们的运营规则是先到先得,只需提前向其他创业者说明使用时间即可。因此,联合办公装修服务商在设计装修时,需要考虑到对会议室的不同需求点:

 

比如,背景墙板,是使用幕布还是使用可书写材料?是否需要增加小的书写板?是否需要使用投影仪?会议室的办公桌,是否需要使用灵活的办公桌还是使用大型的办公会议桌?

 

很多细节,都是在思考联合办公用户需求在哪里以及未来的可能性时确认的。

 

当然,硬件条件只是“共享办公”的基础与躯壳,软件质量才是其关键所在。如何在尽量满足入驻团队个性化需求的同时,让这些社区化的办公场所顺畅运营、高效运作,令每个客户都感受到相对于传统办公室的优势,是决定“共享办公”模式未来发展的关键因素。

 

价值的双向输出

 

“共享经济”形式下,办公领域的变革,已不仅仅是更好地分配现有的价值,而在于创造新的价值和需求。同样,共享办公的核心也是在办公领域创造新的价值,而这个价值并不是单向的,是为“用户”和“商业”双向都创造价值。

 

共享办公理念是对传统办公方式的升级,通过租赁工位或者办公室的方式,让空间内的公司享受到它的办公空间及相应的增值服务。联合办公一方面是基于物理空间的共享,大家可以共用空间及其设施;另一方面是空间内服务的共享,比如保洁、安保、行政等;更重要的是社区会员之间资源、资讯、资金等的共享,可以让生产要素产生乘法效应,共建出基于社群的生态系统。

 

运营中的挑战

 

由于身携浓厚的互联网基因,共享办公企业并不满足于只做工位及办公空间的提供者,更多的是希望扮演“资源对接商”的角色,这对联合办公企业本身的资源嫁接、运维筹措、系统服务的能力都提出了前所未有的挑战。

 

目前这种联合办公共享经济模式最大的挑战还是在于如何找到合适的商业模式,或者说如何盈利。目前国内很多共享式办公室,均脱胎于美国WeWork。国外的创业氛围更加成熟,也更加浓厚,而我们国家目前的联合办公企业还是以通过为创业公司提供空间来获取资金为主要盈利模式。所以,联合办公平台想要获利就要考虑如何压缩成本来提高出租的价位,以及如何提高入住率、如何增加企业入住的黏性等方面的问题。

 

对整个行业而言,共享办公企业面临的最重要的挑战还是在于盈利和入住率这一块。2015-2016年,就有几家联合办公的公司出现了资金链断裂的问题,他们在没有摸清楚商业模式的情况下,没办法获取盈利。

 

舒适的办公空间和服务、足够好的空间弹性,让入驻企业在公司规模扩张之后还能容纳下来,这就凸显规模和布点的重要性。更为重要的是,要提供除办公空间以外的增值服务,尤其是在企业发展过程中的刚需,比如,技术服务、营销服务、商业模式梳理、管理模式提升等,来增加入驻企业的黏性。

 

如何节约成本

 

行业的残酷规则在于,要想不被淘汰出局,企业必须拥有足够的规模和体量,而这无疑也是企业降低成本,获取利益的主要途径。

 

由于接待区、公共区、会议室、走廊、卫生间、打印机、饮水机甚至电脑等功能区和设施全部采用共享方式,社区内的服务也以共享方式运营。显而易见,整个社区内的总成本会大幅降低,这也是联合办公可以为创业者提供高性价比产品的根本原因。公共服务的共享,更为创业者大幅降低了时间成本。

 

从一定意义上讲,共享办公确实降低了初创公司的创业成本。传统的创业方式,可能要去租赁一间办公室、选择一个比较好的地段,这样一来租金肯定会贵,而且租赁的周期也比较长,租金的支付方式对初创公司来说会在无形之中多支出很多费用。

 

另外,装修、购买办公设备等等,也会消耗一个比较大的置办费用。这一部分成本如果从联合办公租赁的方式来看,相对更为便宜。联合办公空间免去让租户承担水电、物业费用,同时合同租赁时间上也更为灵活,包括可以只租赁一个工位或是一间独立的办公室,可选择的方法更为多样化。从这个角度来看,共享办公是一个省时省力、能够降低初创公司成本的服务模式。

 

安全问题待解决

 

从现阶段来看,共享办公的确盘活了部分闲置的商用地产,但要思考的下一个问题是,如何应对安全性问题。

 

基于共享办公平台资源的共享,如网络、打印机、会议室,共享办公空间可能涉及商业秘密的泄露、公司重要文件或财产的丢失等问题。

 

“共享”是入驻用户的权利而非义务。在联合办公空间的设计理念里,第一条就是动静要分离、working与social要分离。因此,作为公共空间的区域与作为办公的区域是通过门禁分开的,各公司之间也大部分是通过独立的房间分隔开,甚至保洁也要得到授权方可进入用户的房间。

 

此外,打印机、会议室等都是通过账号进行管理的,不存在泄密可能性。而所谓的商业秘密,如果团队不愿意透露,空间内没有任何别的途径会被公开或知悉。

 

目前来看确实会有安全性问题存在,而且联合办公门店也在努力通过一些比较合理的现代管理措施来解决问题。例如,监控、独立的办公间门禁、申请使用某一个公共会议室的时候保证私密性等这些措施。

 

共享经济时代下,联合办公让办公空间催生出更具社会融合度的工作形式,创业公司不仅可与其他团队共同承担高昂的租金,租用合同也更为灵活,还体现在社区化的工作环境给人们带来的新鲜感、舒适感以及多元文化和思想的碰撞。

 

值得注意的是,已经越来越拥挤的共享办公市场,盈利是终极目标,而凸显差异化优势就是实现这一目标的必经之路。

 

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