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干货 | 15个联合办公管理软件必须具备的功能

更新时间:2017年11月10日 来源:

管理一个联合办公空间不是一件容易的工作,有非常多的问题需要回应、解决和做出决定。其中最重要的决策之一是您将使用哪些联合办公软件来管理您的空间?您需要一个能够有效管理您的空间和会员的软件系统,不需要太多复杂或者您永远不会使用到的功能。

这里有15个联合办公联合办公管理软件必须具备的功能:

1、会员自助服务

联合办公管理软件能够让联合办公者最大程度地自我服务,这样可以消除不必要的沟通成本和障碍,节省运营团队的时间和处理,并让会员快速投入到工作当中。

2、保持会员在您的网站上

会员应该能够通过您的网站访问他们的信息和进行空间预订,而不是通过第三方网站。会员入驻空间、更新信息和预订的体验应该是联合办公品牌和业务不可分割的部分。

3、强大的客户支持

当使用软件遇到问题时,用户都希望越快得迅速的响应和快速处理。确保联合办公管理软件提供友好的、按需的、人性化的客户支持。

4、轻松地应用折扣优惠

联合办公空间需要提供会员、会议室和其他服务的灵活优惠,确保联合办公管理软件能够提供了快速简便的处理方法。

5、接受多种支付方式

联合办公管理原件需要希望能够接受多种的付款方式——不仅仅是信用卡。例如,你可能有一名会员,他的会员费将由公司总部支付;或者某个会员可能需要用公司支票支付;或者另外一个会员需要用电子转账支付;或者有某个会员需要延期几天付款。当这些请求出现,运营者希望联合办公管理软件可以把这些处理变得简单。

6、轻松分摊会员费

按比例分摊可以很复杂,确保联合办公管理软件允许您在第一个月、第二月进行分摊,而不是在所有月份平均分摊,或者允许您通过其他任何方式进行分摊。

7、简化会员注册

运营者希望会员初始化注册就可以完成大部分操作,会员注册过程应该创建一个会员配置文件,可以输入任何想要问的问题的答复,上传会员的照片和配置您如何向会员计费。软件还要支持设置定期结算的计划,接受第一笔付款并自动处理您的注册费。

8、针对会员和非会员的便捷预订会议室

为了充分利用共享的工作空间,您需要会员和非会员尽可能多使用空间的收费设施。用户应该可以在空间网站上查看和预订会议室。在预订的时候可以支付费用。非会员应能输入他们的资料,然后预订会议室并在预订时支付费用。

9、简单、直观和灵活的账单选项

联合办公管理软件不需要太多花俏的功能,您需要的是一个简单、灵活、可靠的系统。您的协作软件应该允许您提供各种成员和产品的选项,容易修改或自定义这些选项,并自动对成员和非成员收取不同的费率。成员应该能够使用任何设备来进行预订,包括重复的预订,可以以多种方式定制。您的软件应该识别这些预订信息,并自动将它们包含该会员的下一张发票中。

10、设置不同的会员价格

运营者希望有不用的会员有不同收费率的选项。确保软件可以在会员资料中输入不同的收费率,以确保它们会自动收取正确的金额。

11、直接退款

您希望能够直接通过联合办公管理软件进行退款,而不需要通过在线网关。寻找允许您可以直接向会员账户退款的软件。

12、自定义日通行证选项

您可以创建任何需要的日通行证(Day Pass)计划。举个例子,一张通行证是8个小时

或者9个小时、或者把一张通行证时间拆分,今天使用半天,明天使用四分之一天。定制选项取决于会员,但是联合办公管理软件能够让使用者创建任何的自定义。

13、提供(自动充值)时租

对于那些不需要每周或每月都来访问的会员,您应该能够提供按小时计费的选项。例如,您可以出售10天有效期的1小时通行证,当时间用完时,可以自动充值,向会员收费。

14、快速生成实时报告

您希望能够轻松地访问实时报告,包括收入报告和应收账款。这些应该可以通过您的联合办公管理软件仪表板轻松访问到。

15、整洁、直观的界面

联合办公管理软件应该有一个整洁、直观的界面,可以显示现在有那些人在您的空间、有那些预订已经完成、日通行证用户的密码、是否有人在注册登录您的空间,还有任何人使用这个软件遇到问题时候请求协助的联系人选项。您应该能够通过移动设备访问你的工作区,这样您可以随时随地登录。

以上15个联合办公管理软件所必须具有的功能将会有效提高共享空间运营管理的效率,提供具有竞争力的会员服务和社区服务。在软件和数据分析技术的推动下,会员在联合办公空间入驻、付款、社区交流将会获得更好的用户体验。

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